Vad är 80/20-regeln?

80/20-regeln, även kallad paretoprincipen, beskriver ett mönster som återkommer på många håll: en liten del av orsakerna står för en stor del av effekten.

Namnet kommer från den italienske ekonomen Vilfredo Pareto. Kring sekelskiftet 1900 visade han att ungefär 80 procent av marken i Italien ägdes av ungefär 20 procent av befolkningen. På 1940-talet tillämpade kvalitetsexperten Joseph Juran samma tanke på företag och produktion. Han beskrev det som att några få orsaker står för det mesta av problemen, och kallade dem "the vital few", de få viktiga.

Siffrorna 80 och 20 ska inte tas bokstavligt. Det kan lika gärna vara 70/30 eller 90/10, och de två talen behöver inte bli 100 tillsammans. 80/20 är en tumregel, inte en naturlag. Poängen är att fördelningen sällan är jämn.

80/20-regeln i ditt företag

I ett företag kan mönstret dyka upp på flera ställen. Det är värt att kontrollera i dina egna siffror:

  • Kunder: står några få kunder för en stor del av intäkterna?
  • Produkter och tjänster: står ett fåtal av dem för den största delen av vinsten?
  • Säljkanaler: ger någon enstaka kanal de flesta av dina affärer?
  • Arbetstid: vilka av dina arbetsuppgifter skapar faktiskt värde, och vilka fyller bara dagen?
  • Problem: kommer de flesta reklamationerna eller supportärendena från samma få orsaker?

Svaren är sällan jämnt fördelade. När du ser vilka 20 procent som ger mest vet du var tiden och pengarna gör störst nytta.

Varför prioritering kräver att du säger nej

Att hitta sina 20 procent är den enkla delen. Det svåra är att göra något med insikten, eftersom det betyder att säga nej till resten.

Varje gång något läggs till utan att något annat tas bort delas samma resurser på fler saker. Teamet vet inte vad som är viktigast, kunderna får svårare att förstå vad du gör, och marknadsföringen försöker säga allt till alla.

Steve Jobs sammanfattade det på Apples utvecklarkonferens 1997: "Focusing is about saying no." Fokus handlar om att säga nej. I Walter Isaacsons biografi återkommer samma tanke: att bestämma vad man inte ska göra är lika viktigt som att bestämma vad man ska göra.

Det svåra är sällan att säga nej till dåliga idéer. Det svåra är att säga nej till bra idéer som inte är de viktigaste.

Exempel: Apple 1997

När Steve Jobs återvände till Apple 1997 gick bolaget med stora förluster. Under räkenskapsåret som slutade i september 1997 förlorade Apple 1,04 miljarder dollar. Enligt Jobs var bolaget 90 dagar från att inte kunna betala sina räkningar.

Apple sålde då bland annat ett dussin olika varianter av Macintosh-datorn. Jobs frågade sina chefer vilka av dem han skulle rekommendera till sina vänner. När ingen kunde ge ett tydligt svar minskade han antalet produkter med omkring 70 procent.

Kvar blev fyra produkter, uppdelade efter två frågor: privatperson eller proffs, och stationär eller bärbar. Året efter gick Apple med 309 miljoner dollar i vinst.

Det första Jobs gjorde var alltså inte att lansera något nytt. Det var att ta bort det som inte hörde till kärnverksamheten.

25/5-övningen, och sanningen om Buffett

En övning som ofta används tillsammans med 80/20-regeln brukar kallas 25/5-regeln:

  1. Skriv ner de 25 viktigaste målen för ditt bolag.
  2. Ringa in de 5 viktigaste.
  3. Behandla de övriga 20 som en lista över saker du aktivt ska undvika, inte som saker du gör när tid finns.

Övningen tillskrivs ofta Warren Buffett, i en historia om hans pilot. Buffett har själv avfärdat den. På Berkshire Hathaways årsstämma 2013 sa han att han inte kunde minnas att han någonsin gjort en sådan lista.

Övningen är ändå användbar, och steg 3 är det viktiga: de 20 målen är farliga just för att de känns tillräckligt viktiga att lägga tid på, men inte tillräckligt viktiga för att flytta bolaget framåt.

Så använder du 80/20-regeln: fyra steg

1. Ta fram siffrorna

Gå igenom förra årets intäkter och vinst per kund, produkt och säljkanal. Titta på både omsättning och vinst, eftersom det inte alltid är samma kunder eller produkter som ger mest av båda.

2. Hitta dina 20 procent

Sortera från störst till minst. Vilka kunder, produkter och kanaler står tillsammans för den största delen av resultatet?

3. Gör en sluta-lista

Skriv ner det som tar tid men ger lite tillbaka: produkter som knappt säljer, kunder som kostar mer än de ger, uppgifter som någon annan kan göra. Bestäm för varje punkt om den ska avvecklas, lämnas över eller förenklas.

4. Lägg den frigjorda tiden på kärnverksamheten

Det är här effekten kommer. Tiden du tar från det som ger lite ska gå till de 20 procent som redan ger mest.

Vanliga frågor om 80/20-regeln

Vad är 80/20-regeln?

En tumregel som säger att ungefär 20 procent av orsakerna ofta står för ungefär 80 procent av effekten. Den kallas också paretoprincipen.

Är det alltid exakt 80 och 20 procent?

Nej. Fördelningen kan vara 70/30, 90/10 eller något annat. Poängen är att resultatet sällan är jämnt fördelat.

Vad är skillnaden mellan 80/20-regeln och paretoprincipen?

Ingen. Det är två namn på samma princip, uppkallad efter ekonomen Vilfredo Pareto.

Hur prioriterar man med 80/20-regeln?

Ta reda på vilka kunder, produkter och arbetsuppgifter som ger mest, lägg mer tid där och säg nej till, eller avveckla, det som ger minst.

Är det inte riskabelt att fokusera på få kunder?

Det är skillnad på fokus och beroende. Fokus handlar om att göra färre saker bättre, inte om att ha få kunder. Ett fokuserat erbjudande kan sälja till många.

Källor

  • Wikipedia, "Pareto principle".
  • Walter Isaacson, Steve Jobs (2011), via Entrepreneur, 27 oktober 2011.
  • Steve Jobs, Apple Worldwide Developers Conference, 1997.
  • Inc., "Warren Buffett's 25/5 Rule Has Been Debunked", 29 juli 2020, med hänvisning till CNBC om Berkshire Hathaways årsstämma 2013.